総会の開催
通常総会
毎事業年度１回以上、総会を開催する必要があります。
臨時総会
次の場合には、臨時総会を開催します。
- 理事が必要と認めるとき
- 正会員の５分の１（定款で増減可能）から請求があったとき
- 監事が招集するとき
総会の招集方法
総会の招集方法は、定款の必須記載事項です。定款の規定に従い招集を通知します。通知期日は定款の規定によりますが、法律上最低５日前になります。書面以外にFAX電子メールによることも可能です。
総会の議事録
定款の規定に基づき、次のような事項を記載した議事録を作成する必要があります。
- 日時・場所
- 正会員総数
- 出席者数（書面表決者又は表決委任者がある場合はその人数）
- 審議事項
- 議事の経過の概要及び議決の結果
- 議事録署名人の選任に関する事項
理事会の開催
総会と同様に、理事会も定款の規定に基づき、招集手続きをとり開催する必要があります。開催後は同様に、議事録を作成します。
情報公開
毎事業年度初めの３か月以内に次の書類を作成し、翌々事業年度の末日まで（３年間）主たる事務所に備え置くことが義務付けられています。
- 前事業年度の事業報告書
- 前事業年度の財産目録
- 前事業年度の貸借対照表
- 前事業年度の活動計算書
- 前事業年度の役員名簿（前事業年度において役員であった者の氏名及び住所又は居所並びに各役員についての報酬の有無を記載した名簿）
- 前事業年度の社員のうち１０人以上の者の名簿
このほか、定款、認証に関する書類及び登記に関する書類は、正会員や利害関係人から請求があった場合は、正当な理由がある場合を除いて、閲覧させる義務があります。
情報公開に関する内規の作成についてもサポートいたします。